关于进一步规范自行组织采购工作的指导意见
各部门、二级学院：
为进一步规范我校各部门、学院的自行组织采购活动，维护学校利益、保障采购质量、促进廉政建设、提高资金使用效益，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《浙江省年度政府集中采购目录和分散采购限额标准》、《湖州学院采购管理办法》等相关内容，结合工作实际现提出以下指导意见：
一、适用范围
本意见是针对《湖州学院年度采购目录及执行标准》第四条第（4）款规定中的除通过“政采云”平台采购外的授权申报单位自行组织采购项目的进一步要求。
根据《浙江省政府采购电子卖场采购管理暂行办法》和省市相关规定：单项或年度批量预算金额未达到分散采购限额标准的货物，应当通过政采云平台电子卖场—网上超市、行业馆或主题馆进行采购，但网上超市、行业馆或主题馆未上架的，可自行采购。结合《湖州学院年度采购目录及执行标准》，授权申报单位自行组织采购的范围为集中采购目录以外、预算金额5万元以下的服务类项目和政采云网上超市、行业馆或主题馆未上架的货物类项目以及预算金额10万元以下的工程类项目。
二、总体原则
各部门、学院自行组织采购各项工作，需参照学校有关招标采购制度，制定本部门自行组织采购办法，落实规范采购行为，确保公开透明、集体决策、充分竞争、书面记录的原则，并对上述资料做好相应的档案保管工作。
三、项目公示
授权申报单位自行组织采购的项目，除通过“政采云”平台采购外，均须在采购管理办公室网站上公开发布采购信息（国家另有规定须保密的除外）后方可进入采购项目的实施流程。
四、人员构成
采购单位在组织采购过程中，应按照本单位自行组织采购办法，组建3人以上（人员数为单数）的采购小组实施采购，建议其中1人为部门（学院）领导。
五、采购形式
采购单位在采购前需充分做好市场调研，详细编制技术参数或服务要求，按项目类别参照政府采购方式进行采购。有条件的可采用公开招标等形式，一般建议应由采购单位根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商要求其进行报价（单一来源谈判除外），具体采购方式选择原则如下：
（一）询价采购或竞争性谈判
原则上采购的货物规格标准统一、现货货源充足、且价格变化幅度小的项目；价格较为透明的小型维修项目；服务类项目为一般性常规技术服务，可采用询价或竞争性谈判方式进行采购，评标原则：在满足技术参数和要求的前提下，最低价者中标。
（二）竞争性磋商
采购项目以提供的技术方案、服务内容、质量作为评审的重点要素，建议采用竞争性磋商方式采购，评标原则：在满足技术参数和要求的前提下，综合评分高者中标。
（三）单一来源谈判
采购项目符合《中华人民共和国政府采购法》第三十一条：符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用单一来源方式采购：
1.只能从唯一供应商处采购的；
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
采购单位对为何采用单一来源采购方式需做文字性说明，并留存于本单位作为采购过程不可缺少的资料。原则上，单一供应商的采购应综合考虑采购来源的唯一性、垄断性、延续性、配套性、应急性、安全性等。
六、资料保存
采购过程中，采购单位应对采购过程进行文字记录，并按照参考格式要求填写《湖州学院采购项目谈判记录单》。
招标项目的技术参数、服务内容等资料，按程序组织评标后中标供应商的投标资料、评标记录等，由自行组织采购部门、学院自行归档留存。
招投标工作完成后采购单位按照参考格式填写《湖州学院采购备案表》。
七、合同签订
需签订合同的项目，根据评标结果按《湖州学院合同管理办法》相关规定执行，合同执行过程中，采购合同的实质性条款不得变更。
八、附则
本指导意见供采购执行单位参考。
湖州学院采购管理办公室
2022年6月29日